Rekisteriseloste

 

Rekisteriseloste

 

Päivitetty 21.5.2018

BW-RESTAURANTS OY ASIAKASREKISTERI

page1image2920

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja BW-RESTAURANTS Oy:n

asiakasrekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitä

BW-Restaurants Oy 2228941-5
Bulevardi 2-4, 00120 Helsinki 010 322 9385

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

page1image9728

Rekisteriin ja rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyvissä sioissa yhteyshenkilö on
Katariina Bä
ckman
Bulevardi 2-4, 00120 Helsinki

010 322 9385 / kata@bw-restaurants.fi

3. Rekisterin nimi

page1image14080

BW-RESTAURANTS OY asiakasrekisteri

page1image15088

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen BW-Restaurants Oy:hyn.

Rekisterinpitä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään henkilötietoja, joita asiakkaalta otetaan pöytävarausten, yksityistilaisuuksien, verkkokauppaostosten, Premium Catering -tilaisuuksien, yrityskorttitilausten sekä ohjelmapalveluiden varausten yhteydessä, tai ravintola- tai tilaisuuden, tai BW-Restaurantsin muiden tuotteiden ja palveluiden laskutusta varten

page1image21216

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

page1image23104

ytämme rekisteröidyistä kerättyjä tietoja:

a) Asiakkaan pyytämien palveluiden toimittamiseen, toteuttamiseen ja tilaamiseen sekä tilausten ja varausten käsittelyyn liittyen
b) Henkilö
kohtaiseen palveluidemme suositteluun, myyntiin, sekä markkinointiin

c) Palveluitamme koskevaan asiakaspalveluun sekä asiakasviestintään, esimerkiksi lähettääksemme viestejä, muistutuksia, tiedotteita sekä meiltä pyydettyä informaatiota
d) Palveluiden tuottamiseen, ylla
̈pitoon sekä kehittämiseen
Maksemiseen, laskutukseen seka
̈ maksujen perintään e) Uutisten tiedottamiseen ja markkinointiin rekisteröidyn suostumuksen sekä kieltojen mukaisesti f) Yhteydenpidon tarkoituksenmukaisuuden ja toimivuuden varmistamiseen
g) Liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
h) Asiakkaan mainitsemia erityisruokavaliotietoja kä
ytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun

 

page2image2544

h) Muihin rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellytt'ämiin tehtäviin sekä
i) Ratkaistaaksemme mitkä tahansa meidän ja kenen tahansa asiakkaan välillä mahdollisesti syntyvät erimielisyydet

j) Toimeenpannaksemme kolmansien osapuolien kanssa solmimamme sopimukset.

Mikäli Rekisteröity luovuttaa meille asiakasviestinnän yhteydessä sähköiset yhteystietonsa, kuten sähköpostisoitteensa katsomme, että hän on antanut yksiselitteisen suostumuksensa kohdistaa häneen yllä kuvattua viestintää myös sähköisten kanavien kautta.

page2image7408

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Tallennamme asiakkaistamme sekä asiakkaan ollessa muu kuin luonnollinen henki, kyseisen asiakkaan yhteyshenkilöstä ja muista mahdollisista asiakkuuden hoitamisen kannalta tarpeellisista henkiöistä sekä muista sidoshenkilöistä, seuraavia tietoja:

  1. a)  Yritys
  2. b)  Titteli
  3. c)  Etu- ja sukunimi
  4. d)  Asiointikieli
  5. e)  Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  6. f)  osoite
  7. g)  Varauksia koskevat tiedot
  8. h)  Maksutapatiedot, laskutustiedot,

mahdolliset maksuviivetiedot
i) Yrityskortti-asiakkuus
j) Asiakkaan valintoja tai toiveita koskevat tiedot
k) Henkilo
̈tunnus
l) Muut mahdolliset, asiakkuuden hoitoon vä
lttämättöt tiedot, kuten tieto tai kielto luvasta suoramarkkinoinnin lähettämiseen
m) tiedot palvelujen kä
ytöstä ja ostoista
n) mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot o) mahdolliset erityisruokavaliotiedot

7. Mistä henkilötiedot saadaan

page2image18320

Säännönmukaisina tietolähteinä ovat Rekisteröidyn itsensä BW-Restaurantsille ilmoittamat tiedot uutiskirjeen tilauksen, varausten, tiedustelujen, lomakkeiden, myyntipalvelun, ravintolan, tarjouspyyntöjen, yhteydenottopyyntöjen, reklamaatioiden / asiakaspalautteiden, verkkokaupan sekä tuotteiden ja palveluiden käytön yhteydessä muodostuneet tiedot.

Lisäksi BW-Restaurants voi vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, joiden lukuun BW-restaurants Oy tuottaa ravintola- tai catering -palveluita.

BW-Restaurants voi myös rekisteröidyn suostumuksella sekä lakiin perustuen hankkia tai ottaa vastaan

 

 

page3image2560

Rekisteröityyn liittyviä tietoja kolmansilta tahoilta, kuten viranomaisilta, esimerkiksi viestinnän laadun sekä tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

BW-Restaurants Oy:n asiakasrekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille.

BW-Restaurants Oy voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

BW-Restaurantsin verkkosivuilla ja uudessa verkkokaupassa https://www.bw-restaurants.fi/verkkokauppa voidaan käyttää evästeitä. Evästeillä kerättyjen tietojen avulla parannetaan sivuston toimivuutta sekä kerätään yleistä sivustojen kävijädataa. Käyttä voi halutessaan selainohjelmansa asetuksista valita eväste-toiminnon poiskytkemisen. Emme kuitenkaan voi taata, että alustamme toimivat moitteetta evästeiden pois kytkemisen jälkeen, sillä osa evästeistä voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

BW-Restaurants Oy käyttää sähköpostiviestinnässään, verkkosivualustaan sekä verkkokaupassaan ulkopulisten pilvipalveluina tuottamia järjestelmiä (Campaign Monitor, Vilkas, Shopify, Netlify), joissa henkiö̈tietoja säilytetään. Lisäksi henkilötietoja säilytetään muiden ulkopuolisten palveluntarjoajien sähköisissä pillvipalveluissa (OneDrive). Tällöin henkilötietoja saatetaan tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille ja palveluntarjoajat ovat USA:n Privacy Shield -järjestelmässä. Näin ollen tietosuoja on EU-tasolla.

 kyseiset palveluntarjoajat edelleen vastaavat rekisterinpitäjä Rekisteröidyn oikeuksista koskevista toimenpiteistä. Rekisterinpitäjä vastaamme aina siitä, että tietoturva on asianmukaisesti järjestetty ja henkilötiedot on asianmukaisesti suojattu ulkopuolista suojakeinoin.

10. Henkilötietojen säilytysaika

page3image21464

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjää̈ olevan yrityksen palveluita 3 vuoteen, eikä asiakas ole uutiskirjeen tilaaja. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi yttänyt yrityksen palveluita tai ollut uutiskirjeen tilaaja. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 3 kuukauden kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole olemassa muuta perustetta.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun yrityksen asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tän jälkeen kuitenkin säilyttää jos siihen on olemassa muu peruste. Kun tietoja käsitellään rekisterinpitän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin

 

page4image2528

kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen päättymisen jälkeen Rekisterinpitä voi vieläilyttää tietoja, jos säilyttämiseen on muu peruste, kuten kirjanpitolaista tuleva tositteiden säilytysaika tai mahdollisiin reklamaatiotapauksien käsittely.

Rekisteriä säilytetään pääosin sähköisessä muodossa. Satunnaiset paperitulosteet rekisteristä tuhotaan välittömästi ja asianmukaisesti BW-Restaurants Oy:n ohjeistuksen mukaisesti.

page4image7896

11. Rekisteröidyn oikeuksista

page4image9640

Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitä̈jä̈n oikeutetun edun nojalla (tietosuoja- asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet: Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyaä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjåä voi pyytää rekisteröityaä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeuttaa saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekis- terinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröiidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

 

page5image2304

page5image2776

Rekisterinpitän on rekisterö̈idyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
- henkilö
tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- rekisterö
ity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikäsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
- rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin) - henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
Vaikka jokin edellytyksista
̈ täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella.
Rekistero
̈idyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.
Jos rekistero
̈ity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitällä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekistero
̈idyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttösuoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttösuoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
- ka
̈sittely on lainvastaista ja rekisteröiity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista

 

page6image2024

- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitaä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai

- rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Silta
̈osin kun rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

page6image13264

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse. Pyynnön voi myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee.

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.